RODO - Ustawa o ochronie danych osobowych
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, zawierające się w Ustawie, określa, w jaki sposób należy chronić dane przed wyciekiem. Jak wskazuje nazwa, ten akt prawny traktuje wyłącznie o danych osobowych, jednak to właśnie one znajdują się w większości dokumentów firmowych. Ustawodawca nie precyzuje, jak mają być niszczone dokumenty, ale podkreśla, że należy to robić z zabezpieczeniem danych. Istotne jest też, aby późniejsze odtworzenie informacji nie było możliwe. O tym, jaki niszczy się dokumenty zawierające informacje chronione, można przeczytać tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/.
Norma ISO/IEC 21964
Norma ISO/IEC 21964 wskazuje, że dane zawarte w dokumentach są nierozerwalnie związane z ich nośnikiem - może być to:
-
kartka papieru,
-
dysk,
PGlucyBkYXRhLXJldml2ZS16b25laWQ9IjI5IiBkYXRhLXJldml2ZS1pZD0iNDRiMTc2NDFiYzk4ODk1OTZhMmQ3YjdmZDU0YjVmZTUiPjwvaW5zPg0KPGlucyBkYXRhLXJldml2ZS16b25laWQ9IjI5IiBkYXRhLXJldml2ZS1pZD0iNDRiMTc2NDFiYzk4ODk1OTZhMmQ3YjdmZDU0YjVmZTUiPjwvaW5zPg0K -
pendrive,
-
płyta CD,
-
karta USB.
Norma ta wprowadza aż 6 kategorii nośników, a do każdej przypisany jest sposób niszczenia tak, aby zapewnić bezpieczeństwo danych. Przepisy skierowane są przede wszystkim do producentów urządzeń niszczących, ale też do wszystkich podmiotów, które zajmują się utylizacją dokumentów własnych bądź dostarczonych przez zleceniodawcę.
Norma ISO/IEC 27001
Kolejnym bardzo istotnym aktem jest norma ISO/IEC 27001. Przeznaczona jest dla wszelkich organizacji publicznych i prywatnych, które wchodzą w posiadanie danych czy informacji. W praktyce trudno więc wyszczególnić jakikolwiek podmiot, którego nie dotyczyłaby ta norma. Jej wdrożenie pozwala nie tylko efektywnie zarządzać danymi, ale również zwiększa zaufanie wobec firmy. Choć znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności, nie sposób nie wspomnieć o niej w kontekście utylizacji dokumentów.
Jak wdrożyć w firmie przepisy dotyczące niszczenia dokumentów?
Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest niszczyć dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami. Te co prawda nie zmieniają się w szybkim tempie, ale już samo ich wdrożenie zajmuje sporo czasu. Przede wszystkim trzeba wyznaczyć osoby, które będą odpowiedzialne za utylizację. Konieczne jest również wyposażenie firmy w sprzęt, który pozwoli osiągnąć wyznaczone przepisami efekty końcowe. Kwestia ta dotyczy na przykład wielkości ścinek papieru. Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy zewnętrznej - dla przedsiębiorców z Kielc oferta dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/kielce/. Trzeba też pamiętać o utylizacji pozostałości, a więc nośników elektronicznych oraz papieru. W tym aspekcie w grę wchodzą przepisy z zakresu ochrony środowiska. Natomiast podmioty korzystające z usługi outsourcingowej nie muszą przejmować się tą kwestią.
